C’è sempre un momento nella vita di un professionista in cui le cose da fare e a cui pensare sono così tante che non si sa più da che parte iniziare.

Il rischio peggiore, in questi casi, è la paralisi: ci si sente sopraffatti dalla mole di lavoro da smaltire e, non sapendo in che modo attaccare il problema, si finisce per rimandare all’infinito.

Tra le tecniche di gestione del tempo, le più inefficaci sembrano essere quelle che limitano l’organizzazione a un elenco di cose da fare: le app che si basano sulle to-do lists sono moltissime e tutte simili tra loro.

Ci sono alcune tecniche, però, che riescono a spingere all’azione. Sono quelle che, oltre a elencare i compiti da svolgere, ci indicano anche quando è meglio farlo.

Distinguere tra urgenza e importanza

Nei periodi in cui il lavoro si fa più intenso, spesso non siamo più in grado di distinguere l’urgenza dall’importanza in ciò che facciamo.

L’urgenza, però, è solo una necessità impellente.

Non è detto che ciò che è urgente sia anche importante, che possa, cioè, avere un impatto notevole sul nostro lavoro o sulle nostre vite.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, presidente degli Stati Uniti negli anni ‘50, è alla base di un metodo di gestione del tempo che divide le priorità in base a criteri di urgenza e importanza.

Questo metodo prende, per l’appunto, il nome di Matrice di Eisenhower.

Le attività vengono suddivise in quattro categorie in questo modo:

  • Importante e urgente: è un’attività che va eseguita subito;
  • Importante ma non urgente: quest’attività può essere pianificata nei giorni successivi;
  • Non importante ma urgente: se è possibile, quest’attività va delegata;
  • Non importante e non urgente: è un’attività da non svolgere affatto.

Per chi si trova meglio con i metodi visivi, questo metodo è semplice e non richiede ulteriore perdita di tempo per l’organizzazione: basta prendere un foglio e dividerlo in quattro parti. In ognuna delle quattro parti troverà posto una delle categorie. A questo punto basta usare dei post-it e inserire nella categoria adeguata l’attività da gestire di volta in volta.

Il metodo Eisenhower è particolarmente efficace perché non solo permette di tenere traccia delle cose da fare e di ordinarle per priorità, ma ha anche il pregio di smascherare le attività improduttive che ci fanno perdere tempo.

Se dividessimo un’intera giornata nelle singole attività che la compongono, quante attività risulterebbero davvero importanti?

Alessandra Conta